Kontrollbalansräkning – när bolagets kapital är för lågt

Vad är en kontrollbalansräkning?

En kontrollbalansräkning är en särskild balansräkning som används för att bedöma om ett aktiebolags eget kapital har sjunkit under den nivå som aktiebolagslagen anger.

Den är alltså inte samma sak som:

• en vanlig balansräkning,
• en resultatrapport,
• en årsredovisning,
• ett månadsbokslut.

Kontrollbalansräkningen upprättas med utgångspunkt i bolagets redovisning, men får enligt aktiebolagslagens särskilda värderingsregler innehålla vissa justeringar. Den har därför ett eget rättsligt innehåll och en egen funktion i kapitalbristprocessen.

När måste kontrollbalansräkning upprättas?

Styrelsen ska genast upprätta en kontrollbalansräkning när det finns skäl att anta att bolagets eget kapital, beräknat enligt de särskilda regler som gäller för kontrollbalansräkningen, understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet.

Det avgörande är alltså inte att kapitalbristen är slutligt bevisad. Redan när det finns skäl att anta att kapitalet ligger under lagens nivå kan skyldigheten inträda. Styrelsen kan därför inte avvakta tills ett färdigt bokslut visar exakt hur det ligger till.

Aktiebolagslagen innehåller även andra situationer där en kontrollbalansräkning kan aktualiseras, bland annat vid resultatlös utmätning hos bolaget. Vilken regel som är tillämplig i det enskilda fallet bör bedömas utifrån den aktuella lydelsen av 25 kap. aktiebolagslagen.

Vad betyder att halva aktiekapitalet är förbrukat?

Ett enkelt räkneexempel:

• registrerat aktiekapital: 25 000 kronor,
• hälften av aktiekapitalet: 12 500 kronor.

Om det finns skäl att anta att bolagets eget kapital understiger 12 500 kronor kan kontrollbalansreglerna aktualiseras.

Det innebär inte att bolaget måste ha mindre än 12 500 kronor på bankkontot. Det handlar om eget kapital, inte om likvida medel.

Likviditetsbrist och kapitalbrist är två olika saker.

Kapitalbrist är inte samma sak som likviditetsbrist

Ett bolag kan därför:

• ha kapitalbrist och ändå ha pengar på banken,
• ha god redovisad soliditet och ändå ha tillfälliga likviditetsproblem.

Kontrollbalansreglerna ska inte heller blandas ihop med den insolvensbedömning som görs vid konkurs. Det är två skilda bedömningar med olika rättsliga utgångspunkter.

Vilka varningssignaler kan innebära kapitalbrist?

• stora förluster,
• kundförluster,
• nedskrivningar,
• oväntade kostnader,
• en förlorad stor kund,
• värdefall i tillgångar,
• större skadeståndskrav,
• långvarigt negativt resultat,
• behov av akut kapitaltillskott.

Det avgörande är inte en enskild varningssignal utan om styrelsen har skäl att anta att kapitalet understiger den lagstadgade nivån.

Vem ansvarar för att kontrollbalansräkning upprättas?

Det är styrelsen som har det lagstadgade ansvaret för att kontrollbalansräkningen upprättas när förutsättningarna är uppfyllda.

Styrelsen kan givetvis ta hjälp av exempelvis:

• redovisningskonsult,
• ekonomichef,
• revisor,
• jurist.

Det juridiska ansvaret kan dock inte automatiskt flyttas från styrelsen genom att ekonomiarbetet delegeras. Styrelsen behöver därför själv följa bolagets ekonomiska utveckling och ta ställning till om lagens förutsättningar är uppfyllda.

Hur snabbt måste styrelsen agera?

Aktiebolagslagen använder uttrycket genast.

Det finns därför inte någon generell regel som innebär att styrelsen alltid har exempelvis 30 dagar på sig att upprätta kontrollbalansräkningen.

Hur snabbt styrelsen behöver agera beror på omständigheterna i det enskilda fallet, men någon obefogad passivitet bör inte förekomma. Ju längre tid som går utan åtgärd, desto svårare kan styrelsens läge bli om en ansvarsfråga senare prövas.

Hur upprättas en kontrollbalansräkning?

1. Identifiera misstänkt kapitalbrist.
2. Ta fram aktuellt ekonomiskt underlag.
3. Upprätta kontrollbalansräkning enligt aktiebolagslagens regler.
4. Bedöm tillgångar och skulder enligt tillämpliga värderingsregler.
5. Låt kontrollbalansräkningen granskas av revisor när lagen kräver det.
6. Fastställ om kapitalet understiger den kritiska nivån.
7. Gå vid behov vidare till första kontrollstämma.

Beskrivningen är översiktlig. Det konkreta redovisningsarbetet utförs normalt tillsammans med bolagets ekonomifunktion, redovisningskonsult eller revisor, medan den juridiska bedömningen gäller när skyldigheten uppkom och vilka steg lagen kräver.

Särskilda värderingsregler

Kontrollbalansräkningen får innehålla vissa justeringar jämfört med den ordinarie redovisningen. Det kan exempelvis aktualisera frågor om:

• tillgångars verkliga värde,
• övervärden,
• skulder,
• periodisering,
• värdering av vissa poster.

Vilka justeringar som är tillåtna styrs av aktiebolagslagens särskilda regler för kontrollbalansräkning. Det innebär inte att alla tillgångar automatiskt får skrivas upp till marknadsvärde, och justeringarna ska kunna underbyggas.

Behöver kontrollbalansräkningen granskas av revisor?

Enligt 25 kap. aktiebolagslagen ska kontrollbalansräkningen granskas av bolagets revisor. Kravet förutsätter alltså att bolaget har en revisor. Många mindre aktiebolag har valt bort revision och saknar därför en revisor som kan utföra granskningen.

Om bolaget har revisor bör granskningen planeras in tidigt, eftersom kontrollbalansräkningen och revisorns yttrande ska läggas fram på kontrollstämman. Bolagets revisionsstatus och den aktuella lydelsen av lagen bör kontrolleras i varje enskilt ärende innan processen genomförs.

Vad händer om kontrollbalansräkningen visar tillräckligt kapital?

Om kontrollbalansräkningen visar att det egna kapitalet uppgår till minst den nivå som lagen kräver för att processen inte ska fortsätta, behöver styrelsen normalt inte kalla till kontrollstämma på den grunden.

Det innebär däremot inte att frågan alltid är avslutad. Om skyldigheten att agera inträdde tidigare, och en ansvarsperiod redan kan ha börjat löpa, måste formalia och tidpunkter analyseras separat. Styrelsen bör därför dokumentera underlaget, tidpunkten och besluten.

Första kontrollstämman

Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets eget kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet ska styrelsen enligt aktiebolagslagens regler kalla till en första kontrollstämma.

Syftet är att aktieägarna ska ta ställning till om bolaget ska:

• gå i likvidation, eller
• fortsätta verksamheten under den återhämtningsperiod som lagen medger.

Kontrollbalansräkningen och, när bolaget har revisor, revisorns yttrande ska läggas fram på stämman. Den exakta processen framgår av 25 kap. aktiebolagslagen och bör kontrolleras i det enskilda ärendet.

Kan bolaget fortsätta verksamheten efter första kontrollstämman?

Ja, under aktiebolagslagens förutsättningar kan verksamheten fortsätta efter första kontrollstämman om stämman inte beslutar om likvidation.

Processen är dock inte avslutad. Styrelsen måste bland annat:

• följa kapitalutvecklingen,
• vidta relevanta åtgärder för att återställa kapitalet,
• följa nästa steg i den lagstadgade processen.

Bolaget får alltså inte automatiskt drivas vidare obegränsat med hänvisning till att stämman valt fortsatt drift.

Hur lång tid har bolaget på sig att återställa kapitalet?

Aktiebolagslagen innehåller en tidsperiod mellan första och andra kontrollstämman. Den andra kontrollstämman ska hållas inom den tid som anges i aktiebolagslagen, normalt senast åtta månader efter den första kontrollstämman.

Tidsfristen räknas alltså från kontrollstämmeprocessen och inte från den tidpunkt då kapitalbristen först uppstod. Den aktuella lydelsen av 25 kap. aktiebolagslagen bör alltid kontrolleras i det konkreta ärendet.

Andra kontrollstämman

Inför den andra kontrollstämman behöver normalt en ny kontrollbalansräkning tas fram enligt lagens regler, med granskning av revisor när bolaget har revisor. Syftet är att bedöma om bolagets kapital då har återställts till den nivå som krävs.

I detta skede räcker det normalt inte att kapitalet bara överstiger hälften av aktiekapitalet. Enligt 25 kap. aktiebolagslagen ska kontrollbalansräkningen vid den andra kontrollstämman visa att det egna kapitalet uppgår till minst det registrerade aktiekapitalet för att bolaget ska undgå likvidationsskyldighet. Den exakta lydelsen bör kontrolleras i varje ärende.

Måste hela aktiekapitalet återställas?

Frågan besvaras enklast genom att skilja på två olika nivåer i processen:

• Nivån som utlöser kontrollbalansräkning: skäl att anta att det egna kapitalet understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet.
• Nivån som behöver visas vid den andra kontrollstämman: att det egna kapitalet uppgår till minst hela det registrerade aktiekapitalet, för att kapitalbristprocessen ska kunna avslutas på rätt sätt.

Att blanda ihop dessa nivåer är ett vanligt och kostsamt misstag. Bedömningen ska göras enligt aktuell lydelse av 25 kap. aktiebolagslagen.

Vad händer om kapitalet inte återställs?

Om den andra kontrollstämman inte kan visa att kapitalet har återställts till lagens nivå, eller om någon andra kontrollstämma inte hålls i tid, kan styrelsen enligt aktiebolagslagens regler bli skyldig att ansöka hos domstol om att bolaget ska gå i likvidation.

Bolaget går alltså inte automatiskt i konkurs. Kapitalbristreglerna gäller likvidation. Konkurs är ett separat insolvensrättsligt förfarande.

Likvidation eller konkurs – vad är skillnaden?

Kapitalbrist innebär inte automatiskt att bolaget är på obestånd, och obestånd innebär inte automatiskt att just kontrollbalansreglerna är den enda relevanta frågan.

Personligt betalningsansvar om styrelsen inte agerar

Om styrelsen underlåter att följa vissa skyldigheter i kapitalbristprocessen kan styrelseledamöterna under aktiebolagslagens förutsättningar bli solidariskt ansvariga för förpliktelser som uppkommer för bolaget under den period underlåtenheten består.

Det är alltså underlåtenheten – inte kapitalbristen i sig – som kan utlösa ansvaret. Läs mer om personligt styrelseansvar och de olika ansvarssystem som kan aktualiseras för en styrelseledamot.

Vilka misstag kan utlösa personligt ansvar?

Under lagens förutsättningar kan ansvar aktualiseras om styrelsen underlåter att:

• upprätta kontrollbalansräkning när skyldigheten inträtt,
• låta kontrollbalansräkningen granskas när det krävs,
• kalla till första kontrollstämma,
• ansöka om likvidation när lagen kräver detta.

Varje formellt fel innebär inte automatiskt fullt personligt betalningsansvar. Bedömningen ska göras utifrån vilken skyldighet som åsidosatts, under vilken period det skett och vilka förpliktelser som uppkommit.

Vilka skulder kan styrelsen bli ansvarig för?

Medansvaret omfattar inte automatiskt alla skulder som bolaget har haft. Det är i första hand fråga om förpliktelser som uppkommer under den relevanta ansvarsperioden enligt lagen.

När en förpliktelse anses ha uppkommit kan vara juridiskt komplicerat, särskilt vid löpande avtalsförhållanden som exempelvis:

• hyresavtal,
• leasing,
• leveransavtal,
• konsultavtal,
• lån,
• skadestånd.

Fakturadatum, betalningsdatum eller förfallodag avgör inte automatiskt när förpliktelsen uppkom. Den bedömningen måste göras utifrån avtalsförhållandet och lagens förutsättningar.

Ansvar för gamla skulder

Personligt medansvar enligt kontrollbalansreglerna innebär inte som utgångspunkt att styrelsen tar över alla tidigare skulder i bolaget.

För löpande och långvariga avtalsförhållanden kan frågan om när en viss förpliktelse uppkom däremot vara juridiskt komplicerad, och den bör bedömas avtal för avtal snarare än utifrån en generell tumregel.

Är alla styrelseledamöter automatiskt ansvariga?

Nej. Medansvaret kan vara solidariskt, men aktiebolagslagen innehåller också en individuell bedömning av försumlighet.

En styrelseledamot kan undgå ansvar om ledamoten visar att han eller hon inte varit försumlig enligt lagens förutsättningar. Alla ledamöter ansvarar alltså inte automatiskt lika mycket.

Kan en passiv styrelseledamot bli ansvarig?

Att en ledamot varit passiv eller inte arbetat operativt i bolaget innebär inte automatiskt att ledamoten saknar ansvar. Styrelseuppdraget innebär ett självständigt ansvar.

Samtidigt ska ansvarsbedömningen göras individuellt. Faktorer kan vara:

• vilken information personen haft,
• vilka frågor styrelsen behandlat,
• försök att få styrelsen att agera,
• reservationer,
• faktisk möjlighet att påverka.

Kan en styrelseledamot skydda sig genom att reservera sig?

En reservation i styrelseprotokoll kan vara viktig bevisning för vad ledamoten framfört och när det skedde.

En reservation innebär dock inte automatiskt att ledamoten är fri från allt ansvar. Beroende på situationen kan ledamoten behöva vidta ytterligare åtgärder för att styrelsen faktiskt ska fullgöra sina skyldigheter.

Kan man avgå ur styrelsen och undvika ansvar?

En avgång kan påverka ansvar för framtida förhållanden men eliminerar inte automatiskt ansvar som redan har uppkommit.

Det måste analyseras:

• när uppdraget upphörde,
• när underlåtenheten inträffade,
• när förpliktelser uppkom,
• vilka åtgärder ledamoten vidtog.

Att lämna styrelsen är därför ingen generell lösning på en ansvarsfråga som redan kan ha aktualiserats.

Hur kan bolaget återställa kapitalet?

• vinst i verksamheten,
• aktieägartillskott,
• nyemission,
• eftergift av skuld när det är juridiskt och redovisningsmässigt relevant,
• andra lagliga kapitalåtgärder.

Ingen enskild metod avslutar automatiskt kontrollbalansprocessen. De formella kraven i aktiebolagslagen måste fortfarande följas, och kapitalet ska kunna visas vid rätt tidpunkt i processen.

Aktieägartillskott

Ett villkorat aktieägartillskott lämnas med villkor om framtida återbetalning under vissa förutsättningar, medan ett ovillkorat aktieägartillskott lämnas utan sådant återbetalningsvillkor.

Tillskott kan förbättra bolagets kapitalposition i kapitalbristsituationen, men de juridiska, redovisningsmässiga och skattemässiga konsekvenserna bör analyseras innan tillskottet lämnas och dokumenteras.

Nyemission vid kapitalbrist

Bolaget kan även tillföras kapital genom nyemission. Processen kräver bland annat:

• korrekt beslut,
• emissionsvillkor,
• teckning,
• betalning,
• registrering när det är tillämpligt.

Frågorna hör till bolagsrätt och bör hanteras parallellt med kapitalbristprocessen så att tidpunkter och formalia hänger ihop.

Kontrollbalansräkning när bolaget har stora övervärden

Kontrollbalansräkningens särskilda värderingsregler kan innebära att vissa värden bedöms annorlunda än i den vanliga redovisningen. Det kan exempelvis gälla fastigheter eller andra tillgångar med möjliga övervärden.

Det betyder inte att övervärden alltid får tas upp. Lagens regler måste följas och värdena ska kunna underbyggas med ett hållbart underlag, eftersom värderingen kan komma att granskas i efterhand.

Kontrollbalansräkning i bolag utan revisor

Många mindre aktiebolag har valt bort revision och saknar revisor. Att bolaget inte har någon revisor innebär dock inte att kontrollbalansreglerna slutar gälla – styrelsens skyldighet att genast upprätta en kontrollbalansräkning kan fortfarande aktualiseras.

Kravet på revisorsgranskning förutsätter att bolaget har en revisor. Hur granskningen och den fortsatta processen ska hanteras i ett bolag utan revisor bör bedömas utifrån aktuell lydelse av 25 kap. aktiebolagslagen och omständigheterna i det enskilda bolaget.

Vad händer om kontrollbalansräkningen görs för sent?

Om kontrollbalansräkningen borde ha upprättats tidigare kan frågan uppkomma om en period av personligt medansvar redan har börjat löpa.

Det måste då analyseras:

• när det fanns skäl att anta kapitalbrist,
• när kontrollbalansräkningen faktiskt upprättades,
• vilka skyldigheter som underlåtits,
• när bolagets förpliktelser uppkom.

Kan man upprätta kontrollbalansräkning i efterhand?

En senare upprättad kontrollbalansräkning kan vara viktig för den fortsatta processen, men den innebär inte automatiskt att en tidigare underlåtenhet försvinner retroaktivt.

Det kan därför vara betydelsefullt både att genomföra processen korrekt framåt och att samtidigt bedöma vad som gäller för tiden dessförinnan.

Vad händer om bolaget senare går i konkurs?

En konkurs innebär inte automatiskt att styrelsen blir personligt ansvarig. Däremot kan kapitalbristprocessen granskas i efterhand.

Det kan bli relevant att utreda:

• när kapitalbristen uppstod,
• om styrelsen reagerade,
• om kontrollbalansräkning upprättades,
• vilka kontrollstämmor som hållits,
• när olika förpliktelser uppkom.

Frågorna hänger nära ihop med personligt ansvar för styrelseledamot.

Kontrollbalansräkning och obetalda skatter

Kontrollbalansansvar enligt aktiebolagslagen och företrädaransvar för skatt enligt skatteförfarandelagen är två skilda ansvarssystem med olika förutsättningar.

En korrekt kontrollbalansprocess innebär inte automatiskt att företrädaransvar för skatt är uteslutet, och ett uteblivet företrädaransvar innebär inte automatiskt att ansvar enligt aktiebolagslagen saknas.

Läs mer om företrädaransvar för skatt.

Dokumentation styrelsen bör säkra

• bokföring,
• balansrapporter,
• resultatrapporter,
• styrelseprotokoll,
• kontrollbalansräkning,
• revisorsyttrande när det är relevant,
• stämmoprotokoll,
• kapitaltillskott,
• emissionshandlingar,
• bankunderlag,
• större avtal,
• korrespondens med ekonomifunktionen,
• korrespondens med revisor,
• beslut om åtgärder.

Dokumentationen kan bli central vid en senare ansvarsbedömning, eftersom den visar vad styrelsen visste och när olika åtgärder vidtogs.

Har du fått krav på personligt betalningsansvar?

Att en borgenär påstår att styrelsen är personligt ansvarig innebär inte att kravet automatiskt är riktigt.

Ett krav bör analyseras utifrån:

• om kapitalbrist förelåg,
• när styrelsen fick eller borde ha fått kännedom om situationen,
• om kontrollbalansräkning skulle ha upprättats,
• om lagens process följdes,
• när ansvarsperioden började,
• när den aktuella förpliktelsen uppkom,
• när ansvarsperioden upphörde,
• den enskilde ledamotens agerande och försumlighet,
• belopp,
• bevisning.

När bör man kontakta jurist?

• en större förlust har uppstått,
• eget kapital kan vara under halva aktiekapitalet,
• styrelsen är osäker på om kontrollbalansräkning krävs,
• kontrollbalansräkningen har gjorts sent,
• första kontrollstämma ska hållas,
• andra kontrollstämma närmar sig,
• bolaget kan inte återställa kapitalet,
• konkurs eller likvidation övervägs,
• en borgenär kräver styrelsen personligen.

Kapitalbristreglerna är tidskänsliga och det är ofta viktigt att bedöma situationen innan bolaget fortsätter att ingå nya förpliktelser.

Vad kostar hjälp med kontrollbalansräkning?

Kostnaden beror på vilken hjälp som behövs.

En avgränsad juridisk bedömning av om kontrollbalansreglerna har aktualiserats kräver normalt mindre arbete än en fullständig utredning av ett påstått personligt betalningsansvar över en längre tidsperiod.

Arbetet kan exempelvis bestå av juridisk analys, genomgång av styrelseprotokoll och ekonomiskt material samt stöd inför kontrollstämma.

Hjälp med kontrollbalansräkning i Göteborg

Vi hjälper styrelser och företag i Göteborg med juridiska frågor om kontrollbalansräkning, kapitalbrist aktiebolag och personligt styrelseansvar.

Rådgivningen kan avse både den löpande kapitalbristprocessen och situationer där ett personligt betalningskrav redan har framställts. Behöver du en jurist för kontrollbalansräkning i Göteborg går det bra att höra av sig för en första kontakt.